Как правильно сшивать кадровые документы для сдачи в архив

Сегодня я покажу на практике, как сшивать документы в 4 прокола. Объяснения снабжаю фотографиями. Сразу говорю, что это — не профессиональный переплет. Профессионально оформленное в картонную обложку дело выглядит, как обычная книга. Но для организации, не являющейся источником комплектования государственного муниципального архива, такой способ сшивания документов вполне подойдет: он соответствует правилам архивного дела. Как сшивать документы для налоговой, рассказывается в этой статье.

Содержание:

• Как оформить архивный переплет дела?
• Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм
• Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс
• Сшив кадрового дела
• Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации
• Оформляем дела на постоянное хранение

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив.

Как оформить архивный переплет дела?

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Оформление дел представляет собой комплекс работ по описанию дела состава и содержания находящихся в нем документов на обложке дела, то есть оформление на обложке конкретного заголовка, уточненного по сравнению с номенклатурой дел, нумерации листов, составлению внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела и, наконец, брошюровке, то есть подшивке и переплету дела.

Этот комплекс работ называется также архивно-технической обработкой документов в процессе их подготовки к архивному хранению подготовка к сдаче в архив организации или в государственный, муниципальный архив. Практика показывает, что организации в настоящее время предпочитают заказывать услуги архивно-технической обработки документов на условиях аутсорсинга или, в крайнем случае, приглашают обученного переплетчика для брошюровки уже сформированных и описанных в делопроизводстве дел, предназначенных для архивного хранения.

В зависимости от сроков хранения документов может проводиться или полное, или частичное оформление дел:. Установленные формы внутренней описи документов дела единицы хранения и листа-заверителя дела можно найти в:. Правила систематизации документов внутри дела, их нумерации и описания на обложке дела подробно рассматриваются в этих же нормативно-методических документах.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке брошюровке, переплету все металлические скрепления документов скрепки, скобы степлеров должны быть удалены. Рисунок 2. Чтобы выполнить брошюровку подготовленного дела, то есть подшивку на 4 прокола, используют шило, дрель, струбцину для зажимания пачки, иглы больших номеров, натуральные льняные или хлопчатобумажные нитки, но лучше всего использовать специальные устройства для брошюровки переплета , которые имеются на рынке средств оргтехники.

Сдаю документы постоянного срока на архивное хранение, по ходу возник ряд вопросов столкнулась со многими тонкостями, о которых ничего не знала до этого. Пересмотрела в сети Интернет много статей, но хочу особо отметить данную статью, которая смогла дать ответы практически на все мои вопросы.

В частности возникал вопрос, как именно продевать нить в отверстия, выражаясь примитивным языком. В данной статье представлен вязуальный ряд, наряду с текстовым описанием. Благодарю за компетентную статью! Регистрация Напомнить пароль. Все поля обязательны. Новый пользователь сайта Не заполнено обязательное поле ФИО. Не заполнено обязательное поле E-mail. Не заполнено обязательное поле Login. Не заполнено обязательное поле Пароль. Введенные пароли не совпадают. Повторите пароль. Выберите, что Вам интересно: Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор.

Введите логин или Email. Запрос пароля Не заполнено обязательное поле Логин или E-mail. Контрольная строка для смены пароля будет высланы вам по E-mail. Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор Бухгалтерия и налоги Арсенал индивидуального предпринимателя. Как оформить архивный переплет дела? Рейтинг 3. Автор ответа: Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ.

В зависимости от сроков хранения документов может проводиться или полное, или частичное оформление дел: полное оформление дел применяется по отношению к документам делам постоянного срока хранения, по личному составу и временного срока хранения свыше 10 лет ; частичное оформление , при котором допускается листы дела не нумеровать, не составлять внутреннюю опись и лист-заверитель, применяется по отношению к делам временного до 10 лет включительно хранения.

Установленные формы внутренней описи документов дела единицы хранения и листа-заверителя дела можно найти в: Основных правилах работы ведомственных архивов одобрены решением коллегии Главархива СССР На пачку-дело накладываются сверху и снизу узкие листы бумаги шириной с размер полей переплетаемых документов дела конечно, лучше 35—40 мм, но возможно и 20—30 мм.

При условии частичного оформления дела с документами временного до 10 лет включительно хранения снизу и сверху пачки-дела сразу накладываются листы картона обложка. Пачка-дело зажимается под гнетом, или в струбцине, или в специальном устройстве. Осуществляются проколы пачки-дела: нижний и верхний — на расстоянии 30 мм от границы нижнего и верхнего полей пачки; средние два прокола на расстоянии примерно 80 мм от нижнего и верхнего проколов, между ними должно получиться расстояние также примерно 80 мм.

В проколы пропускается натуральная нитка одним из двух способов: 1 способ показан на Рисунке 1. Каждый конец нити вдевается в отдельную иглу то есть оба конца нити вдеты каждый в свою иглу. Нить двумя иглами проводится в два средние прокола с лицевой стороны.

С тыльной стороны нить выводится в верхний и нижний проколы на лицевую сторону. С лицевой стороны из верхнего и нижнего проколов нить иглами продевается в ближайший средний прокол. Нить освобождается от игл, выравнивается, и ее концы натягиваются и связываются на тыльной стороне пачки-дела; 2 способ тоже показан на Рисунке 1. Нить вдевается в одну иглу. С тыльной стороны пачки-дела нить проводится во второй снизу прокол оставляется конец нити для последующего связывания , выводится с лицевой стороны и проводится в нижний прокол.

По тыльной стороне нить проводится опять во второй снизу прокол на лицевую сторону. По лицевой стороне сверху нить вводится во второй сверху прокол и по тыльной стороне проводится к верхнему проколу. Через него нить ведется во второй сверху прокол по лицевой стороне, продевается и выводится на тыльную сторону пачки-дела. На тыльной стороне нить освобождается от иглы, и два ее конца затягиваются и связываются. Рисунок 1 Порядок движения нити при прошивке пачки-дела.

Рисунок 2 Форма описания дела на обложке. Версия для печати Отправить коллеге Задать вопрос. Свернуть форму комментария Комментировать. Подписаться на ответы. Наталья А. Анонимный гость , 16 июня Очень содержательно! Юридический справочник руководителя Делопроизводство и документооборот на предприятии Кадровая служба и управление персоналом предприятия Налоговый учёт для бухгалтера Арсенал предпринимателя Перейти к оформлению подписки.

Каким способом разрешено уничтожать документы? Задать вопрос для интервью. Делопроизводство и архив. Кадры и HR. Юридический навигатор. Руководителю в помощь. Правила подписки на сайте delo-press.

Политика конфиденциальности. Порядок ответов на вопросы. Данные сетевого издания. Арсенал индивидуального предпринимателя.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Оформление дел представляет собой комплекс работ по описанию дела состава и содержания находящихся в нем документов на обложке дела, то есть оформление на обложке конкретного заголовка, уточненного по сравнению с номенклатурой дел, нумерации листов, составлению внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела и, наконец, брошюровке, то есть подшивке и переплету дела. Этот комплекс работ называется также архивно-технической обработкой документов в процессе их подготовки к архивному хранению подготовка к сдаче в архив организации или в государственный, муниципальный архив.

Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс

Акция месяца 8- Как правильно сшить документы личные дела и т. Каким гостом руководствоваться? Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Помните, что запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов за исключением особо ценных , а также документы, подлежащие возврату.

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. Формирование дел в службе кадров. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив.

Сшив кадрового дела

Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы — неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести — их не принимают.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Оформляем дела на постоянное хранение

.

.

.

.

.